Thực hư câu chuyện việc làm hành chính văn phòng "trong chán ngoài thèm"

93 Lượt xem

Có nhiều quan điểm cho rằng viec lam hanh chinh van phong là công việc đơn giản, không vất vả, chỉ ngồi bàn giấy, xử lý hồ sơ, sắp xếp và ghi chép. Nhưng thực tế hiện nay, đây không phải là một công việc đơn giản, để trở thành một nhân viên hành chính văn phòng giỏi đòi hỏi rất nhiều yếu tố. Chúng ta cùng phân tích và tìm hiểu qua bài viết dưới đây để làm rõ vấn đề trên:

Tìm hiểu về nghề hành chính văn phòng

Khi đọc bảng mô tả công việc của vị trí hành chính văn phòng, bạn thấy rất rõ ràng và có giới hạn. Thế nhưng, thực tế thì một người làm hành chính văn phòng phụ trách công việc nhiều hơn thế, nhất là ở các công ty có quy mô vừa và nhỏ, việc gì cũng đến tay nhân viên hành chính văn phòng miễn không phải là công việc chuyên môn.

công việc hành chính văn phòng

Nhân viên hành chính văn phòng không chỉ là người trả lời điện thoại và sắp xếp phòng họp khi có yêu cầu mà bạn sẽ phụ trách cả những công việc như báo sửa chữa khi có thiết bị hư như đèn, máy móc, bàn ghế hoặc tủ kệ. Bạn không chỉ liên hệ gửi thư hay quản lý hồ sơ mà còn phải đóng các chi phí điện nước của công ty, mua cả văn phòng phẩm và sẵn sàng cung cấp cho nhân viên khi họ cần. Bạn sẽ lo luôn cả việc ổ khóa bàn làm việc của nhân viên nếu bị hư, nước uống trong văn phòng còn hay hết, thậm chí là khi nhà vệ sinh gặp sự cố... Tóm lại, muốn cho văn phòng vận hành trơn tru thì vai trò “người quản gia” của bộ phận hành chính văn phòng là vô cùng cần thiết.

Những kỹ năng cần có của người làm nghề hành chính văn phòng

Thông tin – Kỹ năng giao tiếp

Giao tiếp đóng vai trò quan trọng trong kinh doanh và nhiều khi mang tính quyết định của thành công. Kỹ năng thông tin là khả năng giao tiếp hiệu quả suy nghĩ và ý tưởng của bạn trong giao tế, trên giấy tờ và qua điện thoại. Nó liên quan đến việc biết lắng nghe người khác, xây dựng niềm tin và tôn trọng các ý kiến, quan điểm của người khác.

Tâm hồn sáng tạo

kỹ năng cần có khi làm hành chính văn phòng

Dám chấp nhận và sẵn sàng cho sự thay đổi sẽ góp phần tạo thêm sức mạnh sáng tạo. Phần lớn sự thành công của chúng ta tùy thuộc vào khả năng đảo ngược tình thế, khả năng ứng biến để xoay chuyển tình hình, đó là thái độ tích cực sáng tạo trong cuộc sống. Sáng tạo là khả năng suy nghĩ, hành động để khám phá những cách thức mới của tư duy và làm việc.

Kỹ năng công nghệ 

Ngày nay, công nghệ phát triển trong mọi lĩnh vực của đời sống con người. Lắp đặt, kiểm tra và sửa chữa hầu hết các thiết bị điện, điện tử và cơ khí trong các lĩnh vực như khoa công trình, viễn thông, tự động, vận chuyển và hàng không cần những người có kỹ năng chuyên ngành kỹ thuật tiên tiến. Vì thế, tìm hiểu về công nghệ là sự sẵn sàng để sử dụng hệ thống máy tính, phần mềm mới nhất… vv. Chấp nhận công nghệ có nghĩa là sử dụng máy tính trong cuộc sống hàng ngày của bạn và công việc.

Làm việc nhóm

Kỹ năng làm việc nhóm là khả năng làm việc hiệu quả trong đội ngũ. Đó là việc có thể sử dụng đúng người để có được kết quả tốt nhất và luôn sẵn sàng để có thể lãnh đạo hoặc phối hợp làm theo.

Kỹ năng giải quyết vấn đề – Tính linh hoạt

Tính linh hoạt là khả năng thích nghi để giải quyết công việc chúng ta gặp phải hàng ngày trong kinh doanh lẫn đời sống riêng. Những người có khả năng xác định vấn đề, nghiên cứu giải pháp và đưa ra những quyết định hiệu quả đang càng ngày càng được ưa thích trong các ngành quản trị kinh doanh, tư vấn quản lý, hành chính công cộng, khoa học, y dược và kỹ thuật. Chắc chắn rằng, những người có khả năng phát hiện và nhanh chóng giải quyết vấn đề một cách hiệu quả sẽ được trọng dụng

Tìm hiểu – thu thập thông tin

Quản lý thông tin là khả năng biết được nơi để có được thông tin cần thiết để tìm kiếm, định vị và thu thập nó. Điều này có thể liên quan đến việc sử dụng các nguồn lực khác nhau, cho dù chúng là từ những con người hoặc từ các tài liệu trong thế giới rộng lớn của công nghệ.

Kỹ năng tự nhận thức bản thân

Tự quản lý là khả năng quản lý bản thân trong những tình huống cá nhân và chuyên nghiệp. Khi bạn tự nhận thức – quản lý bản thân, bạn có thể đáp ứng phù hợp đối với các tình huống căng thẳng. Kỹ năng nhận thức để phát triển bản thân, có thể được xem như là điều phải học tập suốt đời.

Cơ hội việc làm cho nhân viên hành chính văn phòng

Nhiều bạn sinh viên đang theo học ngành quản trị hành chính nhân sự thường lo lắng khi làm nhân viên hành chính thì sẽ khó hoặc thậm chí là không có cơ hội thăng tiến nào trong tương lai. Nhưng thực tế, hành chính văn phòng vẫn là ngành nghề nhiều cơ hội. Lộ trình thăng tiến của một nhân viên hành chính văn phòng cũng rất rõ ràng. Có thể chia nhân viên hành chính văn phòng thành 3 cấp bậc với mức lương của mỗi cấp bậc (dựa theo Báo cáo lương năm 2016 của Adecco Vietnam) như sau:

nhân viên hành chính văn phòng

1. Cấp bậc nhân viên (5,5 triệu VNĐ – 12 triệu VNĐ):

Nhân viên tiếp tân (Receptionist): đón tiếp khách, xử lý thông tin cấp thấp,…
Nhân viên hỗ trợ hành chính: đảm nhận các công việc hành chính như lưu trữ hồ sơ, thư tín, soạn thảo, đánh máy,…
Yêu cầu: có nghiệp vụ hành chính văn phòng tối thiểu, phù hợp với các bạn sinh viên tốt nghiệp ngành ngôn ngữ, quản trị nhân sự,… mới ra trường hoặc mới bước chân vào nghề.

2. Cấp bậc thư ký (8,5 triệu VNĐ – 14,5 triệu VNĐ):

Trợ lý riêng (Personal Assistant): hỗ trợ giám đốc trong lĩnh vực chuyên ngành, soạn thảo văn bản, sắp xếp lịch làm việc,…
Thư ký tổng quát (Genaral Secretary): thực hiện các công việc hành chính văn phòng tổng quát, quản trị hồ sơ,…
Yêu cầu: có nghiệp vụ chuyên môn cao, có đầu óc sáng tạo, biết phân tích, phán đoán tình huống, có kinh nghiệm trong ngành khoảng từ 1 năm trở lên.

3. Cấp bậc quản trị

Nhân viên hành chính văn phòng (Administrative Officer) (9 triệu VNĐ – 25 triệu VNĐ)
Yêu cầu: có trình độ chuyên môn cao, hiểu biết rộng rãi về nhiều lĩnh vực, tốt nghiệp các ngành ngôn ngữ, nhân sự, quản trị kinh doanh,… Có kinh nghiệm ít nhất 2 năm trong ngành.
Trưởng phòng/giám đốc hành chính (Administrative Manager/ Office Manager) (25 triệu VNĐ – 55 triệu VNĐ)
Yêu cầu: có đầy đủ kỹ năng và tố chất của một nhà quản trị, có trình độ chuyên môn cao, kinh nghiệm từ 4 năm trở lên.

quản trị hành chính văn phòng

Vì tính chất công việc, công việc hành chính văn phòng thường thu hút nữ giới nhiều hơn nam giới. Nam giới làm nghề này thường tham vọng thăng tiến lên những cấp bậc cao hơn. Tương tự như vậy, nữ giới cũng thường không chỉ thực hiện công việc giấy tờ đơn thuần, với óc tổ chức tốt và kinh nghiệm phong phú trong nhiều lĩnh vực, không ít nhân viên đã phấn đấu lên các vị trí cao như quản lý.

Thông thường, một nhân viên hành chính văn phòng có thể chuyển hướng theo con đường nhân sự tuyển dụng, thư ký hoặc trợ lý; đó là sự phát triển theo chiều ngang. Hướng đi này có vẻ đơn giản hơn vì kinh nghiệm có thể giúp bạn rẽ lối dễ dàng. Trong khi đó, nếu theo chiều sâu, bạn có thể trở thành Trưởng phòng Hành chính hoặc Quản lý các văn phòng có quy mô vừa và nhỏ. 

Tuy nhiên, vị trí này không chỉ đòi hỏi bạn phải là người có kinh nghiệm mảng hành chính mà còn phải nắm vững nhiều kiến thức trong các lĩnh vực khác như kế toán, nhân sự, luật để có thể quản lý được công việc cũng như hoạt động của các bộ phận có liên quan. Những kiến thức này bạn không thể tìm hiểu qua loa mà phải hiểu đúng, làm được thì mới có thể trở thành một quản lý tốt. Nếu xác định đi theo hướng này, bạn nên tham gia các khóa học chuyên môn để nâng cao kiến thức và học hỏi thêm kinh nghiệm từ những người đi trước.

Tìm việc làm hành chính văn phòng ở đâu?

Hiện nay, bất cứ công ty, doanh nghiệp, tổ chức, tập đoàn nào cũng đều có nhu cầu tuyển dụng nhân viên hành chính. Bộ phận hành chính là một bộ phận gần như hiển nhiên trong một cơ quan tổ chức hay doanh nghiệp bất kỳ. Do đó, cơ hội việc làm hành chính cho bạn rất nhiều. 

Bạn có thể được tuyển dụng vào làm cho các vị trí nhân viên hành chính ở các bộ phận hành chính, cũng có thể làm công tác giảng dạy tại các trường ĐH, CĐ có chuyên ngành hành chính (học viện hành chính là một ví dụ). 

Ngoài ra, nghiên cứu về công tác hành chính trong các cơ quan quản lý về hành chính của nhà nước cũng là một nơi làm việc lý tưởng.

Nhờ vào sự phát triển của công nghệ thông tin và mạng trực tuyến, bạn có thể tìm kiếm việc làm hành chính văn phòng tại những website hỗ trợ tuyển dụng và tìm kiếm việc làm uy tín hàng đầu hiện nay như timviec365.vn. Với đặc thù là ngành nghề có nhiều lượng tìm kiếm nhất hiện nay và nhu cầu tuyển dụng cũng khá đa dạng nên các bạn có thể dễ dàng tìm thấy được công việc ưng ý, phù hợp với khả năng cũng như nhu cầu và mong muốn của bản thân. 

Tóm lại, làm nghề hành chính văn phòng là một công việc vừa dễ mà vừa khó: dễ vì không đòi hỏi chuyên môn quá nhiều nhưng lại khó vì nó cần sự tinh tế và bao quát. Khi quyết định chọn trở thành một nhân viên trong lĩnh vực hành chính văn phòng, bạn cần phải hiểu rõ để tránh rơi vào tâm lý chán nản vì phải giải quyết hàng núi những công việc không tên. Bạn cũng cần tránh để mình rơi vào trạng thái bối rối khi kinh nghiệm ngày càng tăng nhưng vẫn không biết mình đang đi đâu và muốn gì trong tương lai bằng cách định hướng phát triển nghề nghiệp cho mình ngày từ sớm.

Với những thông tin hữu ích được chia sẻ ở trên đây, hy vọng rằng các bạn đã có những hiểu biết nhất định về công việc của người làm nghề hành chính văn phòng. Bên cạnh đó tìm việc làm hành chính văn phòng không phải khó khăn, cơ hội luôn rộng mở đối với những ai biết nắm bắt nó đúng lúc. Chúc các bạn sớm tìm kiếm được công việc ưng ý và thành công trong cuộc sống!